Welche Angaben muss ein Bewirtungsbeleg enthalten?

Ein Bewirtungsbeleg braucht fünf Pflichtangaben nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG: die bewirteten Personen (inklusive dir selbst), den konkreten geschäftlichen Anlass, die Höhe der Aufwendungen, Ort und Datum der Bewirtung sowie die Unterschrift des Bewirtenden. Ein pauschaler Anlass wie „Geschäftsessen" reicht dem Finanzamt nicht — genannt werden muss, worum es inhaltlich ging, z. B. „Projektbesprechung Website-Relaunch".

Wie viel Prozent der Bewirtungskosten kann ich absetzen?

Bei geschäftlich veranlassten Bewirtungen sind 70 % der Nettoaufwendungen als Betriebsausgabe abziehbar, 30 % nicht. Die Vorsteuer kannst du dagegen nach § 15 UStG zu 100 % geltend machen, sofern die Bewirtung nachweislich geschäftlich war und der Beleg vollständig ist. Bei rein betrieblicher Bewirtung ohne externe Gäste, etwa einer internen Schulung, sind die Kosten zu 100 % Betriebsausgabe.

Kann ich einen Bewirtungsbeleg digital ausfüllen und unterschreiben?

Ja. Laut BMF-Schreiben vom 30.06.2021 ist eine digitale Erfassung mit elektronischer Unterschrift zulässig, wenn der Papierbeleg keinen vollständig ausgefüllten Bewirtungsvermerk trägt. Nach der digitalen Unterschrift ist der Eintrag GoBD-konform unveränderlich und darf nicht mehr bearbeitet werden.

Leitfaden · 6 Min. Lesezeit · Invoice Pilot Redaktion

Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen: Pflichtangaben, 70-Prozent-Regel und digitale Erfassung

Ein Bewirtungsbeleg ist der Nachweis dafür, dass ein Restaurantbesuch mit Kunden oder Geschäftspartnern geschäftlich veranlasst war. Ohne diesen Nachweis erkennt das Finanzamt die Kosten nicht an — die Quittung allein genügt nicht. Der mit Abstand häufigste Fehler: Auf dem gedruckten Bewirtungsvermerk des Restaurants bleiben die Felder für Teilnehmer oder Anlass leer, weil sie im Alltag untergehen. Bei einer Betriebsprüfung fällt genau das auf.

Kurzfassung

• Fünf Pflichtangaben: bewirtete Personen, konkreter Anlass, Höhe der Aufwendungen, Ort und Datum, Unterschrift.
• 70/30-Regel: 70 % der Nettokosten sind Betriebsausgabe, die Vorsteuer bleibt zu 100 % abziehbar.
• Digitale Erfassung mit elektronischer Unterschrift ist laut BMF-Schreiben vom 30.06.2021 zulässig.
• Nach der Unterschrift gilt GoBD: der Eintrag ist unveränderlich und darf nicht mehr bearbeitet werden.

Die fünf Pflichtangaben auf dem Bewirtungsbeleg

Maßgeblich ist § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG. Fehlt eine der fünf Angaben, ist der Betriebsausgabenabzug gefährdet — unabhängig davon, wie eindeutig die Bewirtung tatsächlich geschäftlich war.

Bewirtete Person(en) – alle Teilnehmer mit Namen, dich selbst eingeschlossen. „Kunde und Begleitung" reicht nicht.
Anlass der Bewirtung – konkret und inhaltlich. Zu vage: „Geschäftsessen", „Kundengespräch". Ausreichend konkret: „Projektbesprechung Website-Relaunch Firma Müller GmbH".
Höhe der Aufwendungen – der Betrag laut Rechnung, inklusive gesondert ausgewiesenem Trinkgeld.
Ort und Datum – Name und Anschrift der Gaststätte sowie der Tag der Bewirtung.
Unterschrift des Bewirtenden – du bestätigst damit die Richtigkeit der Angaben.

Die Angaben müssen zeitnah gemacht werden, also am Tag der Bewirtung oder unmittelbar danach — nicht Monate später aus dem Gedächtnis rekonstruiert.

Die 70/30-Regel: wie viel du wirklich absetzen kannst

Bei geschäftlich veranlassten Bewirtungen sind 70 % der Nettoaufwendungen als Betriebsausgabe abziehbar. Die verbleibenden 30 % sind bei der Ertragsteuer nicht abziehbar — sie mindern deinen Gewinn nicht.

Umsatzsteuerlich gilt eine andere Grenze: Die Vorsteuer ist nach § 15 UStG zu 100 % abziehbar, sofern die Bewirtung nachweislich geschäftlich veranlasst und der Beleg vollständig ist. Die 30-Prozent-Kürzung schlägt also nicht auf den Vorsteuerabzug durch.

Sonderfall: Bei rein betrieblicher Bewirtung ohne externe Gäste — etwa Verpflegung während einer internen Schulung — sind die Kosten zu 100 % Betriebsausgabe. Die 70/30-Regel greift dort nicht.

Digital erfassen statt handschriftlich nachtragen

Fotografierst du in Invoice Pilot einen Bewirtungsbeleg, prüft eine KI-Bilderkennung automatisch, ob der Beleg überhaupt einen gedruckten Bewirtungsvermerk trägt und ob die fünf Pflichtfelder darauf ausgefüllt sind. Das Ergebnis ist eine reine Bestandsaufnahme: Die Erkennung meldet, was sie sieht — welche Felder leer geblieben sind.

Fehlen Angaben, gibt es zwei Wege:

Papierweg – den Bewirtungsvermerk auf dem Beleg von Hand ergänzen, unterschreiben und den Beleg erneut fotografieren.
Digitaler Weg – Teilnehmer, Anlass, Ort, Datum und Betrag direkt in der App eintragen und im Zeichenfeld digital unterschreiben. Grundlage ist das BMF-Schreiben vom 30.06.2021.

Nach der digitalen Unterschrift wird der Eintrag gesperrt: Er ist GoBD-konform unveränderlich und lässt sich nicht mehr nachträglich bearbeiten. Erst wenn der Beleg entweder über den gedruckten Vermerk oder über die digitale Erfassung vollständig ist, gilt er als buchungsfähig — sonst bleibt der Hinweis auf die fehlenden Angaben am Beleg stehen.

Typische Fehler beim Bewirtungsbeleg

• Nachträgliches Ausfüllen – Angaben, die Monate später ergänzt wurden, erkennt die Betriebsprüfung häufig nicht an.
• Zu allgemeiner Anlass – „Geschäftsessen" oder „Besprechung" ohne inhaltlichen Bezug genügt nicht.
• Fehlende Unterschrift – ohne Unterschrift des Bewirtenden ist der Beleg unvollständig, auch wenn alle anderen Felder stimmen.
• Privat mitbewirtete Personen – wird die Partnerin oder ein Freund mitbewirtet, muss der private Anteil klar vom geschäftlichen getrennt werden.

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