Invoice PilotBelegverwaltung: Nie wieder Belege verlieren.
Fotografieren. Betrag und MwSt. werden automatisch erfasst. Fertig.
Sicher verarbeitet · DSGVO-konform · Daten in der EU
IllustrationKI-generiertes BildBeispieldarstellung. Konkrete Werte hängen vom fotografierten Beleg ab.
14 Tage kostenlos · keine Kreditkarte · danach 9,99 € im Monat
So funktioniert die Belegerfassung
Beleg fotografieren oder als PDF hochladen — Invoice Pilot liest Anbieter, Betrag und Mehrwertsteuer automatisch per KI aus und schlägt passend eine Kategorie vor (z. B. Büro, Reise, Software, Bewirtung). Der Beleg wird GoBD-konform archiviert und lässt sich automatisch der passenden Bank- oder Kreditkartenbuchung zuordnen.
Muss ich Belege noch manuell abtippen?
Nein. Anbieter, Betrag und MwSt. werden automatisch per KI aus dem Foto oder PDF ausgelesen. Du prüfst nur kurz und bestätigst.
Ist die Belegablage GoBD-konform?
Ja. Belege werden revisionssicher archiviert und bleiben 10 Jahre lang unverändert nachvollziehbar — genau wie es das Finanzamt verlangt.
Was ist, wenn die KI die Kategorie falsch zuordnet?
Die vorgeschlagene Kategorie lässt sich jederzeit manuell ändern — die KI schlägt nur eine sinnvolle Voreinstellung vor.
Belegverwaltung Software: vom Kassenbon bis zum Steuerberater
Digitale Belegverwaltung heißt nicht nur „Foto machen". Ein Beleg ist erst dann erledigt, wenn klar ist, wofür er war, ob er bezahlt wurde und wie er in die Buchhaltung kommt. Invoice Pilot deckt diese Kette in einem Tool ab.
Belege erfassen
Per Foto aus dem Handy, als PDF-Upload oder per E-Mail an die eigene Eingangsadresse des Kontos. Eingehende E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD werden ausgelesen und direkt als Beleg angelegt.
Belege organisieren
Jeder Beleg hat Anbieter, Datum, Betrag, Steuersatz und Kategorie sowie einen klaren Status: offen, zugeordnet, manuell bestätigt, bar bezahlt oder zurückgebucht. So bleibt sichtbar, was noch fehlt.
Bank und Kreditkarte abgleichen
Belege lassen sich Bankumsätzen und importierten Kreditkartenabrechnungen zuordnen – automatisch nach Betrag, Datum und Anbieter oder manuell aus einer Trefferliste. Geplatzte Lastschriften werden getrennt als „zurückgebucht" ausgewiesen statt als bezahlt. Zum automatischen Zahlungsabgleich.
Übergabe an den Steuerberater
Belege eines Zeitraums lassen sich als DATEV-Buchungsstapel (EXTF, SKR03 oder SKR04) exportieren oder direkt an den Steuerberater mailen – mit eigener Kreditorennummer je Lieferant. Mehr zum DATEV-Export.
Sonderfälle sind mitgedacht: Für Restaurantbelege gibt es den Bewirtungsbeleg mit Pflichtangaben und digitaler Unterschrift, archiviert wird GoBD-konform. Wer Belege und Rechnungen zusammen führen will, findet den Überblick in der Rechnungssoftware für Selbstständige.
Weiterlesen
Alle Ratgeber im Überblick: Ratgeber-Hub
14 Tage kostenlos testen
Rechnungen, Belege und Kontoabgleich in einem Tool. Ab 9,99 € im Monat, monatlich kündbar.
Invoice Pilot gratis testen