Wiederkehrende Rechnungen automatisieren: Abo- & Mietrechnungen ohne manuellen Aufwand

So funktioniert Auto-Pilot

Ein Auto-Pilot-Plan ist im Kern eine Rechnungsvorlage mit Zeitplan. Du legst ihn einmal an – danach übernimmt Invoice Pilot die Erstellung jeder Folgerechnung automatisch am fälligen Datum.

• Plan anlegen – Kunde, Titel, Positionen (Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis), Frequenz und Startdatum. Jede Position wird 1:1 auf jede Folgerechnung übernommen.
• Automatische Ausführung – Invoice Pilot erstellt am nächsten Ausführungsdatum automatisch die nächste Rechnung mit den hinterlegten Positionen.
• Atomar vergebene Rechnungsnummer – jede automatisch erzeugte Rechnung bekommt die nächste fortlaufende Nummer transaktional zugewiesen (Datenbank-Funktion claim_invoice_number). Keine Race Conditions, keine doppelt vergebenen Nummern, keine Lücken – auch wenn parallel manuell Rechnungen erstellt werden.

Nach §14 Abs. 4 UStG muss auf einer Rechnung der Zeitpunkt der Leistung angegeben werden – bei wiederkehrenden Leistungen typischerweise als Leistungszeitraum. Invoice Pilot berechnet den passend zur Frequenz und weist ihn auf jeder erzeugten Rechnung eigens aus. Zwei Modi stehen zur Verfügung:

• Automatisch – der Zeitraum richtet sich am Kalender aus. Bei monatlicher Frequenz z. B. der volle Kalendermonat, bei quartalsweiser das Kalenderquartal, bei jährlicher das Kalenderjahr. Ideal für Standard-Retainer und Miete am Monatsersten.
• Individuell (Von–Bis) – du hinterlegst einen eigenen Zeitraum, etwa wenn ein Vertrag am 15. beginnt. Der Zeitraum verschiebt sich mit jedem Lauf automatisch um eine Frequenz weiter, sodass er dauerhaft zum tatsächlichen Leistungszeitraum passt.

Der klassische Fehler bei manueller Bearbeitung wiederkehrender Kunden: Du hast in einer Ausnahmesituation eine Rechnung für den Monat schon von Hand geschrieben – und der Auto-Pilot würde dieselbe Leistung erneut in Rechnung stellen. Genau davor schützt Invoice Pilot automatisch.

Vor jeder automatischen Rechnungserstellung prüft das System, ob für denselben Kunden bereits eine Rechnung mit überschneidendem Leistungszeitraum und einer passenden Position existiert. Bei einem Treffer wird der Lauf übersprungen – es entsteht keine Doppelrechnung. Der Plan läuft danach normal weiter, das nächste Ausführungsdatum wird auf die nächste Periode gesetzt, und du bekommst eine E-Mail-Benachrichtigung mit Verweis auf die bereits vorhandene Rechnung. So bleiben deine Aufzeichnungen sauber und GoBD-konform.

• Auto-Versand per E-Mail – aktivierst du die Option auto_send in einem Plan, verschickt Invoice Pilot jede neu erstellte Rechnung direkt per E-Mail an den Kunden (inkl. PDF und ZUGFeRD-XML). Du musst nichts mehr manuell rausschicken.
• Pausieren jederzeit – z. B. wenn ein Kunde eine Vertragspause macht. Ein Klick auf den Aktiv-Schalter reicht. Der Plan wird bei den nächsten Läufen übersprungen, bleibt aber mit allen Einstellungen erhalten und lässt sich später wieder aktivieren – ohne alles neu einrichten zu müssen.

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