Rechnung ins Ausland stellen: EU-Rechnung und Reverse-Charge-Verfahren

Wann gilt Reverse Charge, wann Steuerfreiheit?

Entscheidend sind zwei Fragen: Handelt es sich um eine Dienstleistung oder um eine Warenlieferung – und sitzt der Kunde in der EU oder in einem Drittland? Daraus ergeben sich drei praxisrelevante Fälle:

• Dienstleistung an einen Unternehmer in der EU – der Leistungsort verlagert sich nach § 3a Abs. 2 UStG an den Sitz des Kunden. Die Rechnung wird netto gestellt, die Steuerschuld geht nach dem Reverse-Charge-Prinzip (§ 13b UStG) auf den Kunden über.
• Warenlieferung an einen Unternehmer in der EU – steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung nach § 4 Nr. 1b i. V. m. § 6a UStG. Voraussetzung sind eine gültige USt-IdNr. des Kunden und ein Nachweis, dass die Ware tatsächlich ins übrige Gemeinschaftsgebiet gelangt ist.
• Kunde im Drittland (außerhalb der EU) – Warenlieferungen sind als Ausfuhrlieferung nach § 4 Nr. 1a i. V. m. § 6 UStG steuerfrei; B2B-Dienstleistungen werden ebenfalls ohne deutsche Umsatzsteuer abgerechnet, weil der Leistungsort im Ausland liegt.

Pflichtangaben auf der Auslandsrechnung

Es gelten dieselben Grundangaben wie bei jeder Rechnung nach §14 UStG – ergänzt um die Zusatzpflichten aus § 14a UStG:

• Beide USt-IdNrn. – die eigene und die des Kunden – müssen auf der Rechnung stehen (§ 14a UStG).
• Nur der Nettobetrag – kein Steuersatz, kein Steuerbetrag.
• Der passende Pflichthinweis: bei Dienstleistungen „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" bzw. „Reverse Charge", bei Warenlieferungen der Verweis auf die „steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung" bzw. die „steuerfreie Ausfuhrlieferung".
• Alle übrigen Standardangaben: Adressen von Aussteller und Empfänger, Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung und Leistungszeitpunkt.

USt-IdNr. prüfen und Zusammenfassende Meldung

Ohne gültige USt-IdNr. des Kunden trägt der Rechnungssteller das Risiko: Stellt sich später heraus, dass der Kunde kein Unternehmer war, kann das Finanzamt die Umsatzsteuer nachfordern. Deshalb gehört vor der ersten steuerfreien Rechnung eine Prüfung der USt-IdNr. dazu – etwa über eine qualifizierte Bestätigungsanfrage beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) oder über das EU-Portal MIAS/VIES. Die qualifizierte Anfrage bestätigt zusätzlich Name und Anschrift des Kunden und ist als Nachweis dokumentierbar.

Zusätzlich zur Rechnung sind innergemeinschaftliche Lieferungen und bestimmte B2B-Dienstleistungen quartalsweise in der Zusammenfassenden Meldung (ZM) beim BZSt zu melden – getrennt nach USt-IdNr. des Kunden und Summe der Umsätze.

Wichtig: Invoice Pilot prüft USt-IdNrn. nicht automatisch und übermittelt keine Zusammenfassende Meldung. Beides bleibt Aufgabe des Nutzers bzw. der Steuerkanzlei.

So funktioniert es in Invoice Pilot

• Beim Erstellen einer Rechnung wählst du den Steuersatz (0 % für steuerfreie Auslandsumsätze) und den passenden Hinweistext manuell aus vorgefertigten Textbausteinen aus – unter anderem „Sonstige Leistung an EU-Unternehmer – Reverse Charge (§ 3a Abs. 2 UStG)" und „Innergemeinschaftliche Lieferung". Eine automatische steuerliche Einordnung gibt es nicht; die Auswahl trifft immer der Nutzer.
• Beim XRechnung-/ZUGFeRD-Export setzt Invoice Pilot automatisch den passenden EN-16931-Befreiungscode – VATEX-EU-AE für Reverse Charge, VATEX-EU-IC für die innergemeinschaftliche Lieferung und VATEX-EU-G für die Ausfuhrlieferung – und prüft Pflichtfelder wie die USt-IdNr. des Kunden bei Reverse-Charge-Positionen, bevor die E-Rechnung erzeugt wird.
• Die eigene USt-IdNr. und Steuernummer werden einmalig unter Einstellungen → Stammdaten hinterlegt und erscheinen danach auf jeder Rechnung.

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