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Ratgeber · 6 Min. Lesezeit · Invoice Pilot Redaktion

Kleinunternehmerregelung: Rechnung stellen nach §19 UStG

Der §19 UStG erlaubt Selbstständigen, Freiberuflern und kleinen Unternehmen, Rechnungen ohne Umsatzsteuer auszustellen – solange bestimmte Umsatzgrenzen eingehalten werden. Für viele Gründerinnen und Nebenerwerbs-Selbstständige ist das der einfachste Einstieg: keine Umsatzsteuer auf der Rechnung, keine monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung, deutlich weniger Buchhaltungsaufwand. Zum 1.1.2025 wurde die Regelung grundlegend reformiert – hier sind die aktuellen Regeln und was auf deiner Rechnung stehen muss.

Kurzfassung

  • • Vorjahr max. 25.000 €, laufendes Jahr max. 100.000 € (brutto) – seit 2025.
  • • Keine Umsatzsteuer auf der Rechnung, dafür Pflichthinweis auf §19 UStG.
  • • Keine USt-Voranmeldung mehr – auch keine Nullmeldung.
  • • Im Gegenzug entfällt der Vorsteuerabzug auf eigene Einkäufe.

Wer gilt als Kleinunternehmer

Seit dem 1.1.2025 gelten zwei Umsatzgrenzen, die gleichzeitig eingehalten werden müssen:

  • Vorjahr: max. 25.000 € Umsatz (brutto) – vorher lag die Grenze bei 22.000 €.
  • Laufendes Jahr: max. 100.000 € Umsatz – vorher 50.000 €, und es zählte nur die Prognose zu Jahresbeginn.
  • Neugründungen starten automatisch als Kleinunternehmer, ohne eine Umsatzprognose abgeben zu müssen. Die 25.000-€-Grenze wird im Gründungsjahr taggenau anteilig gerechnet.

Wichtig: 100.000-€-Grenze wirkt sofort

Seit 2025 endet die Kleinunternehmereigenschaft sofort ab dem Umsatz, der die 100.000-€-Grenze überschreitet – nicht erst zum Jahresende wie in der alten Fassung. Ab genau dieser Rechnung musst du auf Regelbesteuerung umstellen und Umsatzsteuer ausweisen.

Rechnung richtig stellen ohne Umsatzsteuer

Als Kleinunternehmer gelten dieselben Pflichtangaben nach §14 UStG wie bei jeder anderen Rechnung – mit zwei Unterschieden: es gibt keinen Steuersatz und keinen Steuerbetrag, und es muss ein Pflichthinweis auf die Kleinunternehmerregelung enthalten sein.

  • Vollständiger Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger
  • Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers
  • Rechnungsdatum, fortlaufende und einmalige Rechnungsnummer
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung, Leistungszeitpunkt
  • Nettobetrag als Gesamtsumme – kein Steuersatz, kein Steuerbetrag
  • Pflichthinweis: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Der Nachteil im Gegenzug: du kannst dir aus deinen eigenen Einkäufen (Software, Hardware, Büromaterial) keine Vorsteuer erstatten lassen. Die 19 % USt auf deinen Ausgaben sind für dich bare Kosten. Für Dienstleister mit wenigen Sachkosten ist das meist unproblematisch, bei investitionsstarken Gründungen lohnt der Verzicht auf §19 gelegentlich.

So funktioniert es in Invoice Pilot

  • In Einstellungen → Grundeinstellungen aktivierst du die Checkbox „Kleinunternehmer nach §19 UStG". Das ist die einmalige Grundeinstellung deines Profils.
  • Rechnungen unterstützen einen Steuersatz von 0 % sowie ein Hinweisfeld für den gesetzlich vorgeschriebenen Text, der automatisch auf jeder Rechnung erscheint.
  • Alle sonstigen Pflichtangaben nach §14 UStG (Rechnungsnummer, Adressblöcke, Leistungsdatum) sind ebenfalls Standard – du musst nichts weiter konfigurieren.

Kleinunternehmer und E-Rechnungs-Pflicht

Seit 1.1.2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich – auch Kleinunternehmer – E-Rechnungen empfangen können. Von der Pflicht zum Ausstellen einer E-Rechnung sind Kleinunternehmer nach der aktuellen Fassung des UStG jedoch dauerhaft ausgenommen. Details dazu findest du im Ratgeber E-Rechnungs-Pflicht 2025.

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