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Leitfaden · 8 Min. Lesezeit · Invoice Pilot Redaktion

E-Rechnungspflicht: Pflicht, Formate & wie du sie ohne Aufwand erstellst

Ab dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungs-Pflicht im B2B-Bereich. Jedes Unternehmen – vom Freiberufler bis zur GmbH – muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Dieser Leitfaden erklärt, was das für dich als Selbstständigen oder Kleinunternehmer bedeutet, welche Fristen gelten und wie du eine E-Rechnung in wenigen Sekunden erstellst.

Rechtsgrundlage: § 14 UStG definiert die elektronische Rechnung als strukturiertes elektronisches Format nach EN 16931. Ein PDF allein erfüllt diese Definition nicht. Weitere Auslegungshinweise veröffentlicht das Bundesministerium der Finanzen (FAQ E-Rechnung).

Kurzfassung

  • • Empfangen von E-Rechnungen: ab 1.1.2025 Pflicht – auch für Kleinunternehmer.
  • • Ausstellen: Übergangsfrist bis 2027 (>800.000 € Umsatz) bzw. 2028 (alle übrigen) — Kleinunternehmer bleiben beim Ausstellen ausgenommen.
  • • Zulässige Formate: XRechnung und ZUGFeRD (ab 2.0.1).
  • • Eine reine PDF-Rechnung reicht ab 2025 im B2B nicht mehr aus.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist keine per E-Mail versendete PDF. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Format, das automatisiert weiterverarbeitet werden kann – konform zur europäischen Norm EN 16931.

Die beiden zulässigen Formate sind:

  • XRechnung – reines XML, im Rechnungsverkehr mit Behörden verpflichtend.
  • ZUGFeRD 2.0.1+ – Hybrid aus PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Für Menschen lesbar, für Software maschinenlesbar. Ideal für den B2B-Alltag.

E-Rechnung Pflicht für Kleinunternehmer

Viele Kleinunternehmer nach § 19 UStG fragen sich: „Betrifft mich das überhaupt?" Antwort: Ja, zumindest teilweise.

Empfang: Pflicht ab 2025

Auch als Kleinunternehmer musst du ab 1.1.2025 E-Rechnungen von Geschäftskunden empfangen und GoBD-konform archivieren können.

Ausstellen: Übergangsfrist

Kleinunternehmer dürfen weiterhin PDF- oder Papierrechnungen ausstellen (mit Zustimmung des Empfängers) und bleiben von der Ausstellungspflicht dauerhaft ausgenommen — auch nach 2028. Empfangen müssen sie E-Rechnungen aber schon seit 2025.

Fristen im Überblick

AbWerWas gilt
1.1.2025Alle B2B-UnternehmenE-Rechnungen empfangen
1.1.2027Umsatz > 800.000 €E-Rechnungen ausstellen
1.1.2028Alle übrigen UnternehmenE-Rechnungen ausstellen (Kleinunternehmer nach § 19 UStG bleiben beim Ausstellen ausgenommen, müssen aber weiterhin empfangen können)

E-Rechnung erstellen mit Invoice Pilot

Invoice Pilot erzeugt jede Rechnung automatisch als ZUGFeRD 2.0.1- oder XRechnung-konformes Dokument – ohne XML-Schemata oder Validatoren.

  • Rechnung wie gewohnt ausfüllen – Format wird automatisch erzeugt
  • ZUGFeRD-PDF sieht aus wie eine normale Rechnung, enthält das strukturierte XML
  • XRechnung-Download für Behördenaufträge mit einem Klick
  • GoBD-konforme Archivierung für 10 Jahre
  • Banking-Abgleich zeigt sofort, welche Rechnung bezahlt wurde

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Häufige Fragen zur E-Rechnung

Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatpersonen?

Nein. B2C-Rechnungen sind ausgenommen. Auch Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise bleiben außen vor.

Muss ich alte Rechnungen konvertieren?

Nein. Die Pflicht gilt nur für ab 2025 ausgestellte Rechnungen.

Reicht ein E-Mail-Postfach zum Empfang?

Ja, ein E-Mail-Postfach genügt. Wichtig ist, dass die Dateien GoBD-konform archiviert werden – Invoice Pilot übernimmt das automatisch.

Kurz-Checkliste: E-Rechnungs-Software auswählen

Wer jetzt eine Lösung sucht, kann sie an wenigen Punkten festmachen:

  • Erzeugt sie strukturierte Daten nach EN 16931 – nicht nur eine PDF?
  • Beherrscht sie beide Formate: XRechnung (UBL) und ZUGFeRD/Factur-X (CII)?
  • Prüft sie Pflichtangaben, bevor die Datei rausgeht?
  • Kann sie eingehende E-Rechnungen lesen und dem Beleg zuordnen?
  • Archiviert sie GoBD-konform über zehn Jahre und liefert einen DATEV-Export?
  • Wo liegen die Daten – und was kostet das Ganze pro Monat, ohne Zuschlag je Rechnung?

Ausführlicher, mit technischen Details zu Validierung, Syntax und Datenschutz: Worauf sollte man bei XRechnung-Software achten?

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