Invoice Pilot
14 Tage gratis testen

Leitfaden · 8 Min. Lesezeit · Invoice Pilot Redaktion

E-Rechnungspflicht 2027: Für wen gilt sie und welche Fristen bleiben?

Ab 1. Januar 2027 entfällt bei mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr die allgemeine Übergangsregel für das Ausstellen von Rechnungen über inländische B2B-Umsätze. Bei höchstens 800.000 € gilt sie noch bis zum 31. Dezember 2027. Gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen, unter anderem für Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Unabhängig davon müssen inländische Unternehmen bereits seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen und aufbewahren können – auch Selbstständige und Kleinunternehmer. Hier findest du die Fristen, die Formate und die nächsten Schritte.

Rechtsgrundlage: § 14 UStG definiert die elektronische Rechnung als strukturiertes elektronisches Format nach EN 16931. Ein PDF allein erfüllt diese Definition nicht. Weitere Auslegungshinweise veröffentlicht das Bundesministerium der Finanzen (FAQ E-Rechnung).

2027 auf einen Blick: Die 800.000-€-Grenze

  • • Empfangen von E-Rechnungen: ab 1.1.2025 Pflicht – auch für Kleinunternehmer.
  • • Bis 31.12.2026: allgemeine Übergangsregel für die Ausstellung, unabhängig vom Umsatz.
  • • Mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz: allgemeine Übergangsregel endet am 31.12.2026; grundsätzlich E-Rechnungen ab 2027.
  • • Höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz: Übergangsregel bis 31.12.2027; grundsätzlich E-Rechnungen ab 2028.
  • • Gängige Formate: XRechnung und ZUGFeRD in EN-16931-konformen Profilen. Gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen.
  • • Eine reine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG – beim Ausstellen bleibt sie im B2B aber bis zum Ende der Übergangsfristen mit Zustimmung des Empfängers zulässig.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist keine per E-Mail versendete PDF. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Format, das automatisiert weiterverarbeitet werden kann – konform zur europäischen Norm EN 16931.

Zwei gängige zulässige Formate sind:

  • XRechnung – reines XML, im Rechnungsverkehr mit Behörden verpflichtend.
  • ZUGFeRD – Hybrid aus PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Für Menschen lesbar, für Software maschinenlesbar. Ideal für den B2B-Alltag.

E-Rechnung Pflicht für Kleinunternehmer

Viele Kleinunternehmer nach § 19 UStG fragen sich: „Betrifft mich das überhaupt?" Antwort: Ja, zumindest teilweise.

Empfang: Pflicht ab 2025

Auch als Kleinunternehmer musst du ab 1.1.2025 E-Rechnungen von Geschäftskunden empfangen und entsprechend den gesetzlichen Anforderungen aufbewahren können.

Ausstellen: Ausnahme nach § 19 UStG

Kleinunternehmer dürfen nach aktueller Rechtslage weiterhin Papierrechnungen oder mit Zustimmung des Empfängers PDF-Rechnungen ausstellen. Die Ausnahme von der E-Rechnungsausstellung gilt auch nach 2028. Empfangen müssen sie E-Rechnungen aber schon seit 2025.

Was ändert sich 2027? Übergangsfristen bis Ende 2026 und 2027

Die Regeln betreffen grundsätzlich Rechnungen über Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Rechnungsaussteller die allgemeine Übergangsregel nutzen: Papier bleibt zulässig, andere elektronische Rechnungen wie PDF benötigen die Zustimmung des Empfängers. Für 2027 ist der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Jahr 2026 maßgeblich – nicht der Umsatz des Kunden oder der Betrag der einzelnen Rechnung. Genau 800.000 € fällt unter die verlängerte Frist.

AbWerWas gilt
1.1.2025Inländische Unternehmen, auch KleinunternehmerE-Rechnungen empfangen
1.1.2027Mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im VorjahrAllgemeine Übergangsregel endet am 31.12.2026; grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen
1.1.2028Höchstens 800.000 € Gesamtumsatz im VorjahrVerlängerte Übergangsregel endet am 31.12.2027; grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen

Ausgenommen sind unter anderem Rechnungen an Privatpersonen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen. Für nicht konforme EDI-Verfahren besteht mit Zustimmung des Empfängers eine gesonderte Übergangsregel bis 31.12.2027. Die oben verlinkten BMF-FAQ erläutern den Anwendungsbereich und die Ausnahmen; dieser Überblick ersetzt keine individuelle Steuerberatung.

E-Rechnung erstellen mit Invoice Pilot

Invoice Pilot erzeugt jede Rechnung automatisch als ZUGFeRD- oder XRechnung-konformes Dokument – ohne XML-Schemata oder Validatoren. Die Übersicht zur E-Rechnung-Software für Selbstständige und kleine Unternehmen zeigt die praktische Umsetzung. Für die Angaben im Dokument hilft der Ratgeber Rechnung schreiben: Pflichtangaben und Muster.

  • Rechnung wie gewohnt ausfüllen – Format wird automatisch erzeugt
  • ZUGFeRD-PDF sieht aus wie eine normale Rechnung, enthält das strukturierte XML
  • XRechnung-Download für Behördenaufträge mit einem Klick
  • Schutz ausgestellter Rechnungen vor nachträglichen Inhaltsänderungen
  • Banking-Abgleich zeigt sofort, welche Rechnung bezahlt wurde

14 Tage kostenlos testen

Keine Kreditkarte nötig. Danach nur 9,99 € / Monat – monatlich kündbar.

Jetzt starten

Häufige Fragen zur E-Rechnung

Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatpersonen?

Nein. B2C-Rechnungen sind ausgenommen. Auch Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise bleiben außen vor.

Muss ich alte Rechnungen konvertieren?

Nein. Die Regelungen betreffen nur Rechnungen, die ab 2025 ausgestellt werden. Bereits ausgestellte Rechnungen bleiben, wie sie sind – sie müssen lediglich weiterhin aufbewahrt werden.

Reicht ein E-Mail-Postfach zum Empfang?

Ja, ein E-Mail-Postfach genügt. Wichtig ist, dass die Dateien während der jeweiligen gesetzlichen Frist vollständig und lesbar archiviert werden – Invoice Pilot übernimmt das automatisch.

Kurz-Checkliste: E-Rechnungs-Software auswählen

Wer jetzt eine Lösung sucht, kann sie an wenigen Punkten festmachen:

  • Erzeugt sie strukturierte Daten nach EN 16931 – nicht nur eine PDF?
  • Beherrscht sie beide Formate: XRechnung (UBL) und ZUGFeRD/Factur-X (CII)?
  • Prüft sie Pflichtangaben, bevor die Datei rausgeht?
  • Kann sie eingehende E-Rechnungen lesen und dem Beleg zuordnen?
  • Schützt sie ausgestellte Rechnungen vor nachträglichen Inhaltsänderungen und liefert sie einen DATEV-Export?
  • Wo liegen die Daten – und was kostet das Ganze pro Monat, ohne Zuschlag je Rechnung?

Ausführlicher, mit technischen Details zu Validierung, Syntax und Datenschutz: Worauf sollte man bei XRechnung-Software achten?

Weiterlesen

Alle Ratgeber im Überblick: Ratgeber-Hub

14 Tage kostenlos testen

Rechnungen, Belege und Kontoabgleich in einem Tool. Ab 9,99 € im Monat, monatlich kündbar.

Invoice Pilot gratis testen