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Leitfaden für Kanzleien & Mandanten · 6 Min. Lesezeit · Invoice Pilot Redaktion

DATEV-Export für Steuerberater: Saubere Buchungsdaten von Mandanten – ohne Mehraufwand

In vielen Kanzleien läuft es gleich: Der Mandant schickt am Monatsende einen Ordner mit PDFs, eine Excel-Liste seiner Rechnungen und einen Schuhkarton voll Belegen. Die Kanzlei tippt alles von Hand in DATEV ein. Das ist teure Zeit, die keinen Mehrwert bringt – weder für Sie als Steuerberater noch für den Mandanten, der die Stunden bezahlt. Invoice Pilot liefert stattdessen einen fertigen DATEV-Buchungsstapel, den Sie direkt importieren.

Kurzfassung

  • • Export als DATEV-Buchungsstapel EXTF v7.00, korrekt Windows-1252-kodiert.
  • • SKR03 oder SKR04 – vom Mandanten wählbar.
  • • Ausgangsrechnungen und Belege in einer Datei, mit eigenem Kreditor je Lieferant.
  • • Direkter Monatsversand per E-Mail an die Kanzlei – Datei bereits als Anhang.

Was Invoice Pilot exportiert

Der Export erzeugt einen DATEV-Buchungsstapel im EXTF-Format Version 7.00, Windows-1252 (ANSI)kodiert – so, wie DATEV es verlangt. Viele einfache Tools schreiben die CSV in UTF-8 und der Import scheitert an Umlauten oder am Euro-Zeichen. Bei uns landet „Möbel & Zubehör" so in DATEV, wie es gedacht ist.

Der Stapel enthält:

  • Ausgangsrechnungen – gebucht auf Erlöskonten je Umsatzsteuersatz, mit eigenem Debitor pro Kunde.
  • Belege und Ausgaben – gebucht auf die passenden Aufwandskonten, mit individuellem Kreditor je Lieferant.
  • Belegnummern, Belegdaten und Buchungstexte kommen direkt aus den Rechnungs- und Beleg-Daten – nichts wird nachträglich zusammengesucht.

SKR03 oder SKR04 – beides möglich

Der Mandant wählt in den Einstellungen einmal den Kontenrahmen aus. Von da an werden alle Erlös- und Aufwandskonten automatisch auf die passenden Konten in SKR03 oder SKR04 gemappt. Kein manuelles Kontieren, keine Excel-Zuordnungstabelle nebenher.

Automatische Kreditor-Konten pro Lieferant

Viele einfache Buchhaltungstools werfen alle Lieferanten auf ein einziges Sammelkonto („Diverse Lieferanten"). Für die Kanzlei bedeutet das: keine sinnvolle Auswertung pro Lieferant, und beim ersten Rückfragefall im Jahresabschluss beginnt die Suche.

Invoice Pilot legt stattdessen für jeden Lieferanten automatisch eine eigene, stabile Kreditor-Kontonummer an – beginnend bei 70000, fortlaufend, konsistent über alle Monate. Die Kanzlei sieht in DATEV auf einen Blick, wie viel bei welchem Lieferanten ausgegeben wurde. Für den Mandanten bleibt es unsichtbar – er muss keine Konten pflegen.

Direkt an den Steuerberater senden

Statt „Export herunterladen, im Downloads-Ordner suchen, E-Mail schreiben, anhängen, abschicken" gibt es in Invoice Pilot einen Button: an Steuerberater senden. Die DATEV-Datei geht dann monatlich mit den Belegen als Anhang direkt an die hinterlegte Kanzlei-Adresse. Kein manueller Zwischenschritt, keine vergessenen Monate.

Für Steuerberater: so überzeugen Sie Ihre Mandanten

Wenn Sie einen Mandanten haben, der noch mit Excel und PDF-Ordnern arbeitet: Empfehlen Sie ihm Invoice Pilot. Sein Aufwand bleibt gleich (er schreibt weiterhin Rechnungen und lädt Belege hoch), aber Sie bekommen am Monatsende statt eines Belegchaos einen sauberen Buchungsstapel per E-Mail – SKR-konform, mit individuellen Kreditoren, korrekt kodiert.

Ergebnis: weniger Nachbuchen in der Kanzlei, weniger Rückfragen, weniger Reibung im Jahresabschluss – und der Mandant zahlt für Beratung statt für Tipparbeit.

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